TÀI LIỆU GIỚI THIỆU
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CẦM ĐỒ
I. KHÁI QUÁT VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
Phần mềm quản lý Cầm đồ là chương trình phần mềm trợ giúp việc quản lý, Phần mềm cung cấp mọi thông tin đầy đủ nhất về vấn đề mà cán bộ quản lý quan tâm như: khách hàng nợ quá quy định cho phép, theo dõi các thông tin về công nợ của khách hàng, lịch sử khách hàng giao dịch với doanh nghiệp. Thông qua hệ thống báo cáo của chương trình doanh nghiệp có thể đưa ra được những quyết định, những chính sách phù hợp với từng khách hàng.
Phần mềm quản lý Cầm đồ được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Được lập trình hoàn toàn bằng tiếng việt nên cho dù bạn là người chưa bao giờ sử dụng máy tính hay chưa bao giờ tiếp xúc với bất kỳ phần mềm quản lý nào, bạn hãy yên tâm, phần mềm quản lý Cầm đồ sẽ giúp bạn. Thay vì bạn phải tra cứu một kho sổ sách cồng kềnh với hàng vạn thông tin lưu vết trong kho thông tin của bạn, với chương trình phần mềm quản lý Cầm đồ bạn chỉ cần click chuột thôi, dù với bất cứ khoảng thời gian nào, với bất kể thông tin gì bạn muốn chương trình sẽ trình diện bạn chỉ trong tick tắc
II. HIỆU QUẢ KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM
- 1. VỀ MẶT THÔNG TIN
Chương trình quản lý, tìm kiếm, sắp xếp, tổng hợp, thống kê, xử lý… mọi thông tin của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- 2. VỀ TỐC ĐỘ VÀ KHẢ NĂNG CHÍNH XÁC
Chương trình góp phần tiết kiệm thời gian, công sức, số người tham gia vào công việc kinh doanh (vì một nhân viên kinh doanh có thể quản lý hàng nghìn khách hàng một cách chính xác và khoa học).Bộ phận kế toán có thể kiểm tra, theo dõi tình hình công nợ của khách hàng thông qua các báo cáo trong phần mềm
- 3. VỀ TÍNH ĐA DẠNG
Chương trình giúp cho nhân viên kinh doanh, kế toán cũng như cán bộ quản lý nhìn thị trường một cách tổng thể, từ nhiều khía cạnh khác nhau... Từ đó tìm ra được nguyên nhân, cách khắc phục để mang lại hiệu quả cao.
- 4. VỀ TÍNH TỰ ĐỘNG HÓA
Chương trình tạo tập một phong cách làm việc hiệu quả và khoa học cho bộ phận kinh doanh, phòng kế toán cũng như cho toàn bộ Doanh nghiệp.
- 5. VỀ TÍNH ĐO LƯỜNG
Chương trình giúp tạo ra các số liệu thống kê, từ đó có thể đo sự hiệu quả trong công việc của người kinh doanh. Dựa vào đó để tìm ra được nguyên nhân, cách khắc phục mặt yếu kém nhằm mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.
III. TÍNH NĂNG SẢN PHẨM
- 1. TÍNH BẢO MẬT:
Chương trình được vận hành trên hệ thống mạng với nhiều người sử dụng. Với mỗi người dùng sẽ khai thác các chức năng, phạm vi khác nhau trong chương trình.
Thông tin về khách hàng có thể được chia sẻ hoặc không cho người sử dụng khác khai thác, vì vậy việc phân quyền sử dụng để giới hạn chức năng cho người dùng là điều hết sức cần thiết.
Mỗi người dùng sẽ có tên (username) và mật khẩu truy cập (password) riêng và khai thác phạm vi dữ liệu trong chương trình khác nhau. Đảm bảo các thông tin chia sẻ đúng người, đúng việc.
Với mỗi thông tin do người dùng nhập vào đều được lưu vết lại thông tin người dùng như tên người nhập, ngày nhập, tên người sửa, ngày sửa… Do vậy trong trường hợp dữ liệu cung cấp sai người quản lý dễ dàng “truy” được nguồn gốc cung cấp thông tin.
Cơ sở dữ liệu được bảo mật với chế độ mật khẩu của WinNT. SQL Server, vì vậy người dùng không thể truy cập vào dữ liệu nếu không có mật khẩu hợp lệ.
2. TÍNH MỞ
Là khả năng tùy biến các thông số đầu vào, các báo cáo đầu ra trong môi trường làm việc của khách hàng, giúp người dùng có thể chủ động trong công việc khi nhu cầu quản lý thay đổi.
Do nhu cầu quản lý thông tin liên quan đến khách hàng của mỗi Doanh nghiệp là khác nhau, chương trình cung cấp cho người dùng khả năng tuỳ biến các thông số quản lý. Người dùng có thể tự bổ sung hoặc điều chỉnh các thông tin của khách hàng cho phù hợp với nhu cầu quản lý.
Báo cáo đầu ra đánh giá kết quả cuối cùng của công việc, là số liệu vô cùng quan trọng giúp lãnh đạo phân tích, đánh giá. Các tiêu chuẩn đánh giá thường không cố định và nó thay đổi theo nhu cầu thực tế của từng giai đoạn. Chính vì vậy, chương trình cung cấp cho người dùng công cụ tạo và chỉnh sửa báo cáo.
3. Tính dễ dùng:
Phần mềm quản lý cầm đồ được thiết kế trên giao diện chuẩn của windows giúp người dùng dễ dàng khai thác được chương trình.
Giao diện được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng việt, được thiết kế Logic, phản ánh chính xác nghiệp vụ cầm đồ, hỗ trợ trực tiếp trên từng chức năng.
4. Tính chính xác:
Các báo cáo do chương trình tự động tổng hợp và tính toán nên đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu phát sinh hàng ngày vào các chứng từ nhập, chương trình tự động tổng hợp lên các báo cáo.
Cảnh báo: chương trình tự động cảnh báo danh sách các chứng từ đến hạn thanh toán và quá hạn thanh toán.
IV./ MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
1. Giấy biên nhận cầm đồ:
Chức năng này được dùng để nhập toàn bộ các thông tin đầu vào thông qua duy nhất một giao diện. Mỗi loại chứng từ có các ô nhập liệu khác nhau. Hệ thống cho phép bổ sung thêm chứng từ mới, số chứng từ sẽ tự động tăng theo từng tháng.
- 2. Giấy vay tiền:
Theo dõi tình hình cho vay và cầm đồ: Tổng hợp theo dõi giá trị cho vay theo nhiều tiêu chí: khách hàng, nhân viên cho vay, hình thức vay…
Theo dõi tình hình thu về theo khoảng thời gian
Theo dõi công nợ khách hàng: Theo dõi chi tiết tình hình công nợ khách hàng, tuổi nợ. Thống kê khách hàng nợ theo tiêu chí.
Chức năng tìm kiếm:
Tra cứu toàn bộ các chứng từ đã nhập. Chương trình cung cấp khả năng tìm kiếm theo 2 cấp : Tìm kiếm đơn giản và tìm kiếm nâng cao
Thông tin tìm kiếm càng chi tiết chương trình sẽ đưa ra thông tin càng nhanh và chính xác.
Chức năng nhập xuất dữ liệu từ Excel.
Tự động xuất dữ liệu ra định dạng file văn bản để chỉnh sửa hoặc gửi mail.
Tự động nhập các văn bản đã có và đồng nhất theo một định dạng cụ thể vào CSDL của chương trình.
Chức năng này rất quan trọng, giúp người sử dụng giải quyết khó khăn về khoảng cách địa lý và thời gian như: văn phòng ở nhiều nơi, người quản lý đi công tác..
Chức năng tự động sao lưu dữ liệu dự phòng: Chức năng này đảm bảo cho dữ liệu phát sinh đợc an toàn trong mọi trường hợp.
Báo cáo tổng hợp:
Báo cáo cho vay theo ngày, tháng, năm
Báo cáo thu về theo ngày, tháng, năm
Báo cáo tổng hợp cho vay, cầm đồ theo chứng từ.
Bảng tổng hợp lãi lỗ chứng từ
Báo cáo hàng tồn theo kho
Bảng tổng hợp công nợ khách hàng
Báo cáo sổ quỹ đầu tư
Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí.
Và một số chức năng khác.
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Giới thiệu sản phẩm
Trao đổi với khách hàng về phần mềm, tư vấn giải pháp
Giới thiệu trực tiếp phần mềm trên máy tính.
Khảo sát đặc thù của khách hàng, tư vấn việc ứng dụng phần mềm quản lý cầm đồ vào hoạt động kinh doanh.
Bước 2: Sau khi đã đồng ý với giải pháp của phần mềm cầm đồ 2 bên sẽ cùng tiến hành ký kết hợp đồng. Thống nhất với nhau về địa điểm, thời gian và lịch triển khai phần mềm.
Bước 3: Cài đặt phần mềm.
Chúng tôi sẽ tiến hành cài đặt trên máy tính theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 4: Hướng dẫn sử dụng
Sau khi cài đặt xong chúng tôi sẽ hướng dẫn quý khách hàng khai thác chươngtrình phần mềm quản lý cầm đồ
Trong quá trình hướng dẫn sử dụng phần mềm khách hàng có thể chuẩn bị sẵn các dữ liệu theo sự hướng dẫn của cán bộ chuyển giao. Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng nhập dữ liệu ban đầu.
Bước 5: nghiệm thu chương trình
Khách hàng kiểm tra các mẫu biểu báo cáo đã chính xác so với dữ liệu mẫu.
Hai bên tiến hành ký biên bản nghiệm thu sản phẩm.
Bước 6: Bảo hành sản phẩm. Chúng tôi sẽ bảo hành sản phẩm miễn phí 12 tháng trong các trường hợp sau:
Kết quả báo cáo sai.
Máy tính gặp sự cố cần cài lại phần mềm.
Tư vấn, hướng dẫn sử dụng qua điện thoại, mail…
Các khoản tính phí trong thời gian bảo hành
Cài đặt thêm máy mới
Tạo thêm mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu
Hướng dẫn sử dụng lại
Kết thúc thời gian bảo hành 2 bên có thể ký tiếp hợp đồng bảo trì.
